Metody rejestracji czasu pracy

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdej osoby, która jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Tylko w ten sposób jest możliwe potem rozliczenie przepracowanych godzin i obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia. Ewidencja w tym zakresie może być przeprowadzana na wiele sposobów. Dowiedz się, jakie są dostępne na rynku metody rejestracji czasu pracy.

Na czym polega ewidencja czasu pracy?

Obowiązkiem pracodawcy jest dokumentowanie czasu pracy i przechowywanie jego ewidencji przez 10 lat. W razie, gdyby właściciel firmy nie prowadził rzetelnej ewidencji czasu pracy, jest narażony na nałożenie grzywny od 1 000 do 30 000 zł. Rejestracja czasu pracy może być prowadzona w tradycyjnej formie lub elektronicznej, a założenie czytników kart służących temu celowi oferuje m.in. firma Abram. Choć forma ewidencji nie jest narzucona, to powinna ona zawierać poszczególne informacje dotyczące:

• godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• sumy przepracowanych godzin,
• godzin nadliczbowych,
• godzin przepracowanych w porze nocnej,
• dni wolnych od pracy podzielonych na poszczególne kategorie,
• usprawiedliwionych nieobecności,
• nieusprawiedliwionych nieobecności,
• sumy godzin dyżuru wraz z porą jego rozpoczęcia i zakończenia.

Wszystkie te dane są również oznaczone wymiarem etatu pracownika.

Papierowa lista obecności

Papierowa lista obecności była stosowana od lat. Jednak z biegiem czasu zmieniają się przepisy co do jej przechowywania. W związku z RODO jest już niedopuszczalne, aby karty czasu pracy w formie papierowej były trzymane w skoroszycie lub segregatorze, tak aby wszyscy pracownicy mieli wgląd do list pracy danej zmiany czy biura. Dodatkowo muszą być wprowadzane do systemu ręcznie, co obciąża dodatkowo firmowy dział kadr i płac.

Elektroniczny system rejestracji czasu pracy

Montaż elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy to nowoczesny sposób na dokumentowanie przepracowanych godzin. Systemy RCP mogą występować w różnych postaciach, tj.:

• czytnika linii papilarnych,
• pomiaru aktywności komputerowych,
• czytnika karty RCP.

Ostatnie wymienione rozwiązanie jest najpopularniejszą metodą ewidencji czasu pracy. Choć jest to inwestycja wymagająca nakładu finansowego, to do jej zalet się zalicza:

• dokładny pomiar czasu pracy, z uwzględnieniem godziny wejścia i wyjścia,
• automatyczne zaciąganie danych do systemu płacowego RCP,
• ochronę dostępu – karty nie tylko rejestrują czas pracy, ale jednocześnie uprawniają do wejścia na dany obszar firmy.

Korzystanie z czytników kart RCP usprawnia ewidencjowanie i rozliczanie czasu pracy.